Skladový a obchodní systém Gestore

Pro celý systém je charakteristický jednotný způsob ovládání dle zvyklostí software pro Windows bez ohledu na prováděnou činnost. Pro Windows typické ovládání myší lze vhodně doplňovat, mnohdy dokonce nahrazovat, užíváním klávesových zkratek a tzv. horkých kláves. V celém systému je pro přechod mezi jednotlivými datovými poli a prvky na formulářích umožněno užívání klávesy Enter, což uvítají zejména uživatelé navyklí na programy ze systému MS DOS. Pochopitelně je zde zachována implicitní funkčnost klávesy Tab.
Uživatel přivyklý systému Windows může okamžitě bez potíží s programem pracovat, uživatel na Windows nepřivyklý získá s programem obecně platné návyky.

Každá výstupní sestava má k dispozici výběrový systém pro filtraci dat vstupujících do sestavy. Sestava je vždy k dispozici pro náhled s možností nastavení tiskárny, počtu kopií, tisku od listu apod. Místo výstupu na tiskárnu lze zvolit export do formátů pro programy Excel (xls,dbf), Word (doc), WordPad (rtf), Explorer(html) a pokračovat tak event. v práci s daty v uvedených programech.

Veškeré doklady pro odběratele jsou tištěny včetně firemního loga načteného do databáze z grafického formátu, doklady lze upravit dle specifikace uživatele. Odběratelské doklady lze ihned po vystavení stiskem jediné ikony odeslat e-mailem na adresu zadanou v katalogu firem u odběratele. Doklad je do automaticky vytvořeného e-mailu uložen ve formátu jpg.

Pro systém je typický libovolný počet dokladových řad s individuálními možnostmi nastavení.

V systému je doporučena práce s využitím měsíčních nebo ročních uzávěrek, na počátku období programu umožňuje práci do dvou účetních období se správným oddělením jednotlivých měsíců nebo roků na výstupních sestavách stavů, pohybů a rozborů dodávek a prodejů.

Vstup do programu je chráněn uživatelskou identifikací, po zadání jména a hesla je zjištěno přiřazení přihlášeného do skupiny uživatelů a dle tohoto zařazení mu jsou přidělena přístupová práva. Pověřený uživatel s právem vstupu do systému přístupových práv tak může stanovovat oprávnění k získávání informací ze systému, zadávání a změnám dokladů, jednotlivým dokladovým řadám apod.
Jmenovité přihlášení je také výhodné pro automatické doplňování jména uživatele na výstupní doklady pro odběratele a pro zápis do protokolu zadávání a změn dokladů.

Pokud uživatel vlastní příslušné oprávnění, lze v programu v rámci měsíce provádět snadné opravy a změny již vystavených dokladů. Tyto dodatečné zásahy jsou protokolovány.

Položky zboží jsou zařazeny v jednotném katalogu, ve kterém má každá položka jednoznačný, až 20ti místný alfanumerický kód. Uživatel každou položku zboží zařazuje povinně do oboru a volitelně do skupiny položek a může jí také přiřadit dodavatele. Strukturu oborů a skupin si vytváří sám uživatel podle charakteru skladových položek.

V katalogu je u každého výrobku uveden základní název zboží a katalogový kód tištěný na veškerých dokladech a rozšiřující popis zboží tištěný na těchto dokladech volitelně.

Katalog zboží obsahuje také další popisné údaje výrobku, údaje o obvyklém skladovém umístění položky a údaj o skladových a prodejních cenách. Uvedeno je množství v základní měrné jednotce a koeficienty pro přepočet na dodatkové měrné jednotky – volitelně například na balení, m2, m3, kg.

Další vlastnosti systému již pouze heslovitě :

Kódování skladových položek libovolným až 20ti znakovým kódem.
Princip přiřazení skladové položky oboru, skupině, dodavateli.
Evidence cizích ( dodavatelských ) názvů a identifikačních kódů.
Přepočty základní skladové jednotky na libovolné 4 jiné měrné jednotky pro příjem, výdej a tisky dokladů v dalším měrných jednotkách.
Skladové ceny = skutečné ceny pořízení, vyskladnění metodou FIFO nebo v pevné skladové ceně s blokováním změny při příjmu.
Základní prodejní ceny a libovolný počet cenových pásem, podpora tvorby a změn prodejních cen v pásmech ( automatické generování od pořizovacích nebo základních prodejních cen).
Systém procentních slev odběratele, možnost definice pásem cen i procentních slev dle oborů položek.
Prodejní akce vybraných položek.
Šablony prodejních slev a řazení odběratelů do těchto šablon.
Individuální ceny vybraných položek a odběratelů.
Široká škála výstupních sestav.

Libovolnou položku v Katalogu výrobků a zboží lze označit, že podléhá evidenci výrobních čísel. Pro takovouto položku je nutno při příjmu u každého jednotlivého kusu uvést výrobní číslo. Program kontroluje, zda takovéto číslo již není v evidenci u této položky zadáno, zadání výrobního čísla je povinné. Výrobní čísla jsou tištěna na příjemce a v detailních přehledech příjmů. Při výdeji položky je možno zadávat pouze množství 1, program poté zobrazí evidovaná výrobní čísla a nabídne je v menu k výběru. Toto výrobní číslo při uložení položky vyskladní. Výrobní čísla jsou tištěna na výdejce, dodacích listech a prodejních dokladech a dále v detailních přehledech výdejů a pohybů. Při výpisech stavu skladu je možno vypsat skladové karty s rozpisem výrobních čísel. Při výpisech pohybů skladu lze možno vypsat jednotlivé pohyby rovněž s rozpisem výrobních čísel. Dále je k dispozici funkce Vyhledání výrobního čísla ve veškerých pohybech aktuálního období i archivu, s určením výrobku nebo i bez tohoto určení.

Systém GeStore pracuje s čárovými kódy v systému kódování EAN. Ke každé skladové položce může být přiřazen jeden nebo více čárových kódů výrobků. Tyto čárové kódy mohou být načteny ke skladové kartě v okamžiku zavádění položky do evidence nebo mohou být doplněny dodatečně. V případě momentální absence čtecího zařízení může být kód zadán i ručně zápisem číselného kódu. Datový údaj čárový kód může nebo nemusí sloužit jako jednoznačná identifikace skladové položky. Mnohdy je výhodnější zachovat vlastní kódování skladových položek a čárový kód užívat jako druhou možnost rychlého vyhledání položky. Načtení čárového kódu právě prodávaného výrobku je nejrychlejším způsobem jeho vyhledání v databázi.

U skladových položek označených jako položka s výrobní kalkulací lze definovat jiné položky ( materiály a polotovary ) a jejich množství, které jsou spotřebovány pro výrobu jedné kalkulační jednotky výrobku ( zpravidla 1 ks ).
Program poté umožňuje plánovat výrobu zadáním počtu kusů pro výrobu nebo provádět automatické navržení výdejky materiálu při příjmu určitého množství výrobků do skladu.

Evidence obalů prodaných výrobků je založena na tom, že je u každé 1 skladové ( prodejní ) měrné jednotky v ceníku uvedeno množství připadající na tuto prodanou 1 MJ v jednotlivých druzích ( papír, karton, plech …) a typech obalů ( spotřebitelský, transportní … ). Druhy a typy obalů lze definovat v samostatných číselnících. V systému naleznete řadu sestav detailních i sumárních, kterými lze dokládat množství obalů Vámi produkovaných.

Veškeré informace o partnerských firmách v centrálním registru, návazná evidence dodavatelů.
Evidence libovolného počtu osob v partnerských firmách.
Přidělení odběratelů referentům, klasifikace dle regionu, segmentu, velikosti, nákupní platformy a uživatelsky nastavitelných kritérií.
Individuální konfigurace podmínek dodávek, platebních podmínek a podmínek skonta, definice individuálních hlášení při dodávce a prodeji odběrateli.
Okamžité informace o rezervacích odběratele, objednávkách u dodavatele a objemech odběrů.
Evidence dokumentů Word a Excel přiřazených odběrateli.
Vazby na fakturační a poštovní adresy firmy.
Aktivní funkce údajů e-mail a WWW z katalogu firem.
Aktivní vazba na evidenci pohledávek při prodeji.
Široká škála výstupních sestav.

Libovolný počet evidenčně oddělených skladů s nastavitelným účtováním operací prostřednictví přiřazené účtové tabulky.
Skladové ceny zásob zboží jsou stanoveny při příjmu položky na sklad a za tuto cenu jsou položky následně vydávány za použití metody FIFO (First In First Out).
Metodika a automatizovaná podpora pro konsignační sklady vlastní i cizí.
Příjmy na sklad a výdeje mimo prodejní operace.
Meziskladové přesuny mezi více sklady.

V programu může být zaveden libovolný počet tzv. zakázkových skladů. Tyto zakázkové sklady mohou být zřízeny pro sledování servisní a montážní činnosti nebo pro jednotlivé obchodní zakázky.

Princip je založen na skutečnosti, že v jednom takovémto skladu jsou programem automaticky vytvářeny „podsklady“ přidělené zakázkám. Jádrem systému zakázkových skladů je modul Evidence zakázek, ve kterém je provedena definice zakázky přidělením čísla zakázky, odběratele, data vzniku a požadovaného plnění a popis zakázky. Pro každou takto definovanou zakázku lze objednávat zboží nebo materiál, převádět pro ni přesunem z hlavního skladu jednotlivé skladové položky nebo přímo provádět nákup na vybranou zakázku. Každá zakázka má své informační okno, ve kterém zjistíte co je pro ni objednáno a dosud nedodáno, kolik je na ni naskladněno, vráceno a kolik již vyúčtováno. Díky tomuto systému máte vždy přehled o vývoji stavu zakázky a materiál či zboží pro zakázku vydané neovlivňují stav hlavního skladu. Pro veškeré manipulace se stavem zakázkového skladu je k dispozici speciální okno zobrazující položky převedené na zakázku, ve kterém snadno provádíte vracení, převody nebo účtování položek.

Systém umožňuje evidovat vlastní zboží předané někomu ke konsignačnímu prodeji i zboží naopak převzaté do prodeje do konsignace od dodavatele.
V programu jsou zabudovány funkce a metodika umožňující bezproblémové prodeje z těchto skladů a pravidelné, např. měsíční provádění vyúčtování konsignace.

Možnost automatického příjmu dle vystavené objednávky ( nebo dle více objednávek dodavatele ) s korekcí množství a dodavatelských cen.
Možnost definice nové ceníkové položky při příjmu zboží.
Příjem v libovolné měrné jednotce, příjem v cizích měnách, zahrnutí dalších příjmových nákladů ( clo, transport apod. ).
Vícestupňový příjem na sklad : skladový - v měrných jednotkách, účetní - dodatečné doplnění pořizovacích cen,
Automatický systém upozorňování na vznik možnosti dodávky obchodního případu po uložení zadávaného příjmu.
Evidence dodávek jako vyššího stupně slučujícího více příjmů dodavatele.
Specifikace účetního typu příjmu.
Záporné příjmy pro specifické situace ( snížení příjmu - vracení dodavateli ).
Široká škála výstupních sestav přehledu příjmů.
Příjem načtením dávky z datového terminálu

Zachycení objednávky odběratele jako obchodního případu.
Automatická kontrola pohledávek odběratele ( dle informací z účetnictví nebo z evidence pohledávek v programu GeStore ).
Tisk potvrzení objednávky odběrateli.
Pokyn pro výrobu/expediční list.
Rezervace zboží na skladu dle zapsaného obchodního případu.
Automatický systém upozorňování na možnost dodávky obchodního případu.
Barevná signalizace stavu obchodních případů.
Předfaktura ( Proforma faktura ) dle obchodního případu.
Široká škála výstupních sestav přehledů obchodních případů pro plánování nákupů, dodávek, dopravy a následnou statistiku.

Vystavení dodacího listu automaticky dle 1 nebo více zvolených obchodních případů s možností korekce množství a cen.
Prodej načtením dávky z datového terminálu
Přímé zadání dodacího listu.
Okamžité vyskladnění a uvolnění rezervace zápisem položky dodacího listu.
Tisk dodacích listů s prodejními cenami nebo bez cen pro externí dopravce.
Záporné dodávky pro specifické situace ( snížení dodávky, vracení odběratelem, záměna skladové položky ).
Možnost okamžitého převodu dodacího listu na fakturu, prodejku nebo dobropis.

Systém GeStore rovněž umožňuje práci s off-line i on-line datovými terminály. Tyto inteligentní snímače čárových kódů s vlastním software a pamětí pro uložení údajů o odběratelích a skladových položkách mohou napomoci výraznému zefektivnění skladových a prodejních manipulací. Načtení čárových kódů přijímaného nebo vydávaného zboží společně se zadáním množství Vám umožní po vložení snímače do čtecího stojanu okamžité vygenerování příjemky, výdejky nebo prodejního dokladu pro zákazníka bez jakéhokoli dalšího zadávání dat.
Přenosné datové terminály jsou ideálním pomocníkem při provádění inventur.
Tento modul jsme připraveni Vám zakázkově upravit pro zvolený druh zařízení a způsob skladových manipulací a prodeje.

Předfaktury ( proforma faktury ), zálohové listy, dobropisy, faktury a prodeje za hotové.
Vystavení dokladu automaticky dle 1 nebo více zvolených dodacích listů s možností korekce prodejních cen.
Automatické dobropisy dle záporného dodacího listu.
Přímé zadání dokladu bez dodacího listu pro mimoskladové fakturace.
Práce s katalogem textů pro faktury.
Automatické předání do sledování pohledávek a sumární statistiky odběrů.
Uplatnění dříve uhrazené zálohy – snížení částky k úhradě.

Evidence může být podle konfigurace programu naplňována automaticky záznamy po každém zapsaném prodejním dokladu nebo přebíráním stavu pohledávek v účetnictví.
Pro případ plného vedení pohledávek je k dispozici možnost zadávání úhrad pohledávek.

Evidence závazků umožňuje jejich sledování, zápisy úhrad a tisky přehledů o jejich stavu.

Modul je určen pro vedení jedné nebo více pokladen na pracovišti formou pokladních příjmů a výdejů. Vystavené prodejní doklady za hotové mohou být do této pokladny automaticky promítány jako pokladní příjem. Každý pokladní záznam lze doprovodit tiskem pokladního příjmového nebo výdajového dokladu. V modulu je k dispozici řada tiskových sestav přinášejících přehledy pokladních příjmů nebo výdejů, základním tiskovým výstupem z pokladní evidence je pokladní deník za zvolené období.

Přehledy z katalogu zboží

Podrobný přehled zboží podle čísla
Přehled zboží podle čísla, názvu
Přehled cen zboží
Přehled cen zboží dle pásem
Přehled cen zboží nezadaných do vybraného pásma
Přehled zboží podle rozšiřujícího názvu, dodavatele a čísla
Individuální ceny odběratelů.

Veškeré přehledy volitelně se stavem vybraného skladu nebo všech, s cenami vybraného pásma.

Přehledy odběratelů

Podrobný přehled odběratelů dle abecedy
Stručný výpis odběratelů dle abecedy
Telefonní seznam
Tisk dopisních samolepicích štítků
Přehled odběratelů podle segmentů, regionu, velikosti, platformy, referenta.
Přehled osob u odběratelů
Přehled pohledávek za odběratelem
Přehled zůstatku rezervací odběratele
Přehled zůstatku objednávek u dodavatele

Přehledy příjmů a výdejů

Skladová příjemka
Přehled příjmů detailní za období, sumární za období
Přehled dodávek
Skladová výdejka
Přehled výdejů detailní za období, sumární za období

Přehledy stavů skladu

Stav skladu detailní podle příjmů, detailní podle položek
Stav skladu sumární dle oborů a skladů
Stavy skladu na počátku nebo konci zvoleného období
Položky pod minimálním stavem

Přehledy skladových pohybů

Přehled pohybů podle položek detailní, podle položek a druhů pohybu, sumární
Skladová regleta detailní, sumární v měrných jednotkách i finančním vyjádření
Přehled pohybů podle druhů pohybu detailní, po dokladech, sumární

Přehledy prodejů

Přehled dodacích listů sumární, dodacích listů detailní
Přehled prodejů za hotové sumární, detailní
Přehled faktur sumární, detailní (kniha faktur)

Přehledy objednávek dodavatelům

Tisk objednávky s cenami nebo bez cen
Přehled objednávek sumární, detailní
Historie objednávky
Historie vybrané položky v objednávkách

Přehledy obchodních případů

Tisk potvrzení obchodního případu, expediční list/pokyn výrobě
Přehled obchodních případů sumární, detailní
Přehledy obchodních případů sumární po dnech, dle způsobu dopravy
Historie obchodního případu
Historie vybrané položky v obchodních případech
Historie vybraného oboru v obchodních případech
Statistika plnění obchodních případů

Veškeré rozborové sestavy lze získat za libovolný zadaný interval měsíčních období.

Rozbory dodávek od dodavatelů

Rozbor dodávek detailní dle dodavatelů a dokladů
Rozbor dodávek sumární dle dodavatelů a dokladů
Rozbor dodávek dodavatelů sumární dle dodavatelů
Rozbor realizace zboží dodavatelů

Rozbory prodejů odběratelům

Rozbor prodejů odběratelům detailní dle odběratelů a dokladů
Rozbor prodejů odběratelům sumární dle odběratelů a dokladů
Rozbor sumární dle odběratelů
Rozbor sumární dle odběratelů a skladových položek
Rozbor sumární dle odběratelů a oborů položek
Rozbory prodeje odběratelům dle dodavatele
Rozbory prodejů dle skladových položek
Rozbor obrátkovosti položek
Rozbor prodejů položek detailní dle položek a dokladů
Rozbor prodejů položek detailní dle položek a dokladů
Rozbor sumární dle položek
Rozbor sumární dle oborů

Tento systém umožňuje každému uživateli soustředit veškeré sestavy, které pravidelně vytváří ( rozborové, ceníkové, uzávěrkové ) do vlastního tiskového menu. Není pak nutné provádět vyhledávání a konfigurování oblíbených sestav v tiskových formulářích jednotlivých datových okruhů. Parametry sestav jsou zapamatovávány včetně veškerých výběrových podmínek a nastavení, která je možno na tiskových formulářích zadat. Sestavu lze z menu „Moje sestav“ rovnou spustit, nebo si před spuštěním sestavy nechat zobrazit příslušný, podmínkami naplněný tiskový formulář ke kontrole nebo úpravě.

Skladový a obchodní systém Gestore - stručná charakteristika